Samenvattend systeem: verbetering van de vergaderproductiviteit voor overheidsinstanties
Challenge
Een aan de overheid gelieerde multinational had een efficiënte oplossing nodig, voornamelijk in samenwerking met Engelsen en Kazachen voor het samenvatten van interne bijeenkomsten en conferenties. Omdat teams verspreid waren over locaties, was het van cruciaal belang om belangrijke discussies, actiepunten en conclusies vast te leggen voor effectieve samenwerking. Tijdgebrek en verschillende taalvaardigheid onder werknemers bemoeilijkten echter het delen en begrijpen van gedetailleerde vergaderinhoud.
Het doel van het bedrijf was om werknemers een efficiënt hulpmiddel te bieden om essentiële informatie uit vergaderopnamen te halen zonder de nauwkeurigheid of taalkundige context in gevaar te brengen. In tegenstelling tot typische oplossingen die afhankelijk zijn van vertaling, vereisten ze een systeem dat gesproken taal rechtstreeks in zowel het Engels als het Kazachs herkende en transcribeerde, waarbij de authenticiteit behouden bleef en tegelijkertijd duidelijke, gestructureerde samenvattingen werden geleverd.
Solution
Product: Software voor spraakherkenning op locatie
Het bedrijf implementeerde een op maat gemaakte oplossing voor spraakherkenning en -samenvatting, aangeboden door Lingvanex, die audio in het Engels en Kazachs verwerkt. Het systeem biedt geavanceerde diarisatie, waarbij sprekers en tijdstempels nauwkeurig worden geïdentificeerd om de bijdragen van elke deelnemer duidelijk toe te schrijven.
De kern van de oplossing is een krachtige gestructureerde samenvattingsfunctie die automatisch een beknopt, georganiseerd rapport voor elke bijeenkomst genereert. Deze samenvatting houdt zich aan een vooraf gedefinieerde structuur en legt essentiële discussiepunten, genomen beslissingen, toegewezen verantwoordelijkheden en openstaande kwesties vast.
Een extra herformuleringsfunctie past de toon en complexiteit van de samenvatting aan het publiek aan. Een vereenvoudigde versie zorgt voor een breder begrip tussen afdelingen en werknemersrollen, ongeacht achtergrond of expertise, terwijl een geformaliseerde stijl een gepolijste, professionele toon biedt die geschikt is voor executive rapporten, klantgerichte presentaties of juridische documentatie.
Results
Met Lingvanex-samenvattingssoftware heeft het bedrijf de productiviteit van vergaderingen en de toegankelijkheid van informatie aanzienlijk verbeterd. Medewerkers hebben snel toegang tot duidelijke, gestructureerde samenvattingen, waardoor tijd wordt bespaard en een consistent begrip wordt gegarandeerd. De oplossing respecteert de taaldiversiteit door transcripties en samenvattingen aan te bieden in zowel het Kazachs als het Engels, waarbij de nuances van elke taal behouden blijven.
Het samenvattingssysteem is een kosteneffectieve oplossing gebleken, waardoor handmatige aantekeningen niet meer nodig zijn en de afhankelijkheid van externe diensten voor vergaderdocumentatie wordt verminderd. Dit systeem stelt werknemers in staat sneller weloverwogen beslissingen te nemen, bevordert samenwerking tussen afdelingen en verbetert de productiviteit in de hele organisatie.
Neem contact op met de ondersteuning
Voltooid
Uw verzoek is succesvol verzonden