Politique de code de conduite

1. Introduction

Chez Nordicwise Limited (ci-après dénommée « Nordicwise », « Lingvanex », « nous », « notre » ou « nos »), notre Code de conduite fait partie intégrante de notre éthique commerciale et s'applique à tous les employés, sous-traitants et affiliés. Ce Code guide les décisions et comportements professionnels, conformément à notre engagement en matière d'intégrité, de confiance et de respect dans toutes les transactions commerciales. Il sert de norme de conduite interne et façonne nos interactions externes avec les clients, les partenaires et le public. Le Code établit des normes professionnelles et éthiques claires, essentielles pour maintenir notre réputation, développer des produits innovants et établir des relations clients durables, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de notre lieu de travail.

2. Portée et applicabilité

Cette politique de confidentialité s'applique à tous les utilisateurs des services Lingvanex. Nous accordons la priorité au consentement des utilisateurs dans nos pratiques de collecte de données, en nous concentrant uniquement sur les données analytiques. Cette approche garantit que les utilisateurs sont parfaitement informés et ont expressément accepté les règles régissant l'utilisation de leurs données. Notre engagement réside dans le maintien de la transparence et le respect des préférences des utilisateurs dans toutes les interactions liées aux données.

3. Collecte d'informations et nature des données personnelles

Couverture de la police :

• Cette politique s’applique universellement à l’ensemble de l’organisation, englobant toutes les personnes occupant divers postes, notamment :
• Employés permanents.
• Employés à temps partiel.
• Travailleurs contractuels.
• Personnel temporaire.

• En outre, cette politique s’étend aux personnes employées par nos :
• Partenaires commerciaux.
• Vendeurs.

Applicabilité de la politique :

Tous les employés et sous-traitants sont tenus de connaître et de respecter le Code de conduite, comme l'exigent leur contrat de travail ou leur contrat de service. De même, les sous-traitants, consultants et autres personnes engagées temporairement pour effectuer des travaux ou des services sont tenus de se conformer au Code pendant leur association avec l'organisation. Toute violation de cette politique par ces parties externes peut entraîner la résiliation de leur relation contractuelle.

4. Valeurs fondamentales

1. Intégrité et honnêteté :

• Maintenir les normes d’honnêteté et d’éthique les plus élevées dans toutes les activités commerciales, tant internes qu’externes.

2. Équité, respect et égalité :

• Assurer un traitement équitable, le respect et l’égalité des chances, en adoptant la diversité dans toutes les opérations.

3. Professionnalisme et objectivité :

• Exécuter les tâches avec impartialité et professionnalisme, en priorisant les avantages organisationnels et des parties prenantes tout en évitant les conflits d’intérêts et externes.

4. Responsabilité et transparence :

• Être responsable des actes et transparent dans la communication, responsable des impacts des décisions.

5. Durabilité et conformité :

• Conformez-vous aux exigences légales et réglementaires et engagez-vous dans des opérations durables et socialement responsables.

6. Hébergement et infrastructure back-end :

• Amazon Web Services (AWS), Hetzher, OVHcloud, Linode, Genezis Cloud, Scaleway : gère divers types de données.

5. Principes des normes professionnelles et des tâches du poste chez Lingvanex

1. Loyauté organisationnelle

• Respecter les objectifs et les valeurs de Lingvanex dans toutes ses actions et décisions.

2. Excellence centrée sur le client :

• Dépassez les attentes des clients grâce à un service professionnel, transparent et axé sur la qualité.

3. Confidentialité et sécurité :

• Protégez les informations sensibles et respectez les normes légales en matière de confidentialité et de sécurité organisationnelle.

4. Intégrité professionnelle :

• Maintenir l’intégrité en évitant les conflits d’intérêts et en garantissant des décisions impartiales sans gain personnel.

5. Environnement de travail positif :

• Favoriser une atmosphère professionnelle et respectueuse, exempte de discrimination et de harcèlement.

6. Responsabilité des employés :

• Assumez votre responsabilité personnelle, signalez vos problèmes éthiques et engagez-vous à fournir des produits et des services de haute qualité.

6. Conformité aux lois et réglementations chez Lingvanex

1. Conformité légale et éthique :

• Le respect de toutes les lois environnementales, de sécurité et de pratiques commerciales équitables, ainsi que des réglementations sectorielles, est obligatoire. Une gestion éthique des produits, des finances et de l’image publique de l’entreprise est essentielle.

2. Respect du droit international et national

• Respecter toutes les lois et réglementations applicables sur chaque territoire d'exploitation, en alignant les actions sur les normes éthiques et professionnelles de notre Code de conduite.

3. Orientation et rapports :

• En cas de doute, les employés doivent demander conseil sur la conformité légale ou politique aux équipes désignées et sont encouragés à signaler toute violation légale ou éthique potentielle.

7. Politique de conflit d'intérêts chez Lingvanex

1. Évitement des conflits :

• Les employés doivent éviter les conflits entre leurs intérêts personnels et leurs devoirs envers Lingvanex, y compris les relations ou les activités compromettantes.

2. Divulgation des conflits :

• La divulgation rapide de tout conflit réel ou potentiel, y compris les enjeux financiers ou les relations personnelles affectant les décisions commerciales, est requise.

3. Gestion des conflits :

• Résoudre les conflits qui surviennent en prenant les mesures nécessaires, en demandant conseil au service de conformité

4. Activités interdites :

• Il est interdit de s’engager dans des relations commerciales conflictuelles, de tirer des avantages personnels de décisions commerciales et d’accepter des cadeaux inappropriés de la part de partenaires ou de concurrents.

5. Responsabilité en matière de rapports :

• Signalez les conflits par écrit à vos supérieurs hiérarchiques pour qu'ils puissent les signaler de manière appropriée. Le non-respect de ces règles peut entraîner des mesures disciplinaires.

6. Orientations concernant les incertitudes :

• Consultez les équipes Conformité ou Juridique pour obtenir des conseils sur les situations de conflit potentielles.

8. Politique de confidentialité chez Lingvanex

1. Protection de la confidentialité :

• Il est essentiel de protéger les données confidentielles de Lingvanex, y compris les informations sur les clients et la propriété intellectuelle. Toute utilisation abusive par les employés ou leurs familles est interdite.

2. Confidentialité des données :

• Notre société applique une politique stricte de confidentialité des données, en respectant toutes les obligations légales et contractuelles. Vous trouverez des informations détaillées sur la manière dont nous traitons les données des clients dans la politique de confidentialité de notre société. Privacy Policy. Nous ne partageons ni ne divulguons en aucun cas ces informations.

3. Conformité en matière de sécurité :

• La gestion sécurisée des informations non publiques est obligatoire, en aucun cas nous ne stockons, ne partageons ou n’avons accès aux données de traduction privées de nos clients.

4. Obligation de sécurité de l’information :

• Les employés doivent adhérer aux politiques de sécurité des informations de Lingvanex pour empêcher tout accès non autorisé aux données sensibles.

5. Traitement des informations privilégiées :

• Les informations privilégiées ne doivent pas être exploitées à des fins personnelles ni divulguées illégalement.

6. Rapports et adhésion :

• Signalez immédiatement toute violation de la confidentialité. Le non-respect de cette règle peut entraîner des mesures disciplinaires, y compris un licenciement potentiel.

La politique souligne la responsabilité essentielle de maintenir la confidentialité des informations sur les clients, les partenaires et les informations internes, la divulgation n'étant autorisée que par les canaux appropriés ou selon les exigences légales.

9. Politique de conduite au travail chez Lingvanex

1. Lutte contre le harcèlement et la discrimination :

• Engagement ferme en faveur d’un lieu de travail exempt de harcèlement et de discrimination fondés sur toute caractéristique protégée par la loi.

2. Conformité aux normes de santé et de sécurité :

• Prioriser la santé et la sécurité des employés, en adhérant aux réglementations en vigueur en matière de santé au travail et d’environnement.

3. Comportement professionnel et éthique :

• Chez Lingvanex, le respect des normes éthiques et de l’intégrité est impératif, et tous les employés, sous-traitants et affiliés sont responsables de signaler toute violation de notre code de conduite.

Politique de signalement des comportements contraires à l'éthique et des violations chez Lingvanex

Chez Lingvanex, le respect des normes éthiques et de l’intégrité est impératif, et tous les employés, sous-traitants et affiliés sont responsables de signaler toute violation de notre code de conduite.

Lignes directrices en matière de rapports

• Rapport confidentiel :Un système confidentiel est en place pour faire part de ses préoccupations sans crainte de représailles, en préservant l’identité du déclarant et la confidentialité des informations.
• Encouragement à signaler :Tous les employés sont invités à signaler toute violation présumée du Code, quelle que soit la gravité perçue, afin de protéger l’activité et la réputation de l’entreprise.
• Enquête objective :Les rapports font l’objet d’une enquête rapide et impartiale afin de garantir une compréhension approfondie et une réponse appropriée.

10. Mesures disciplinaires pour violation du code de conduite chez Lingvanex

Les mesures disciplinaires comprennent :

• Réprimande formelle.
• Rétrogradation.
• Suspension.
• Terminaison.
• Réduction ou suppression des prestations.
• Action en justice pour des délits graves comme la corruption ou le vol.

Exemples de violation :

• Faute grave.
• Non-divulgation des conflits d’intérêts.
• Insubordination ou participation illégale à une grève..
• Comportement agressif envers les collègues.
• Dommages aux biens de l'entreprise.
• Comportement criminel.
• Violations de confidentialité.
• Non-conformité aux contrôles d'emploi..
• Retards persistants ou négligence dans l'accomplissement des tâches

Exemples de violation :

• Signalement obligatoire des violations du Code.
• Enquêtes objectives sur les rapports.
• Les violations confirmées entraînent des mesures disciplinaires correspondantes.

11. Politique de confidentialité chez Lingvanex

Gestion des actifs de l'entreprise et responsabilité financière

Chez Lingvanex, notre engagement envers l'excellence se reflète dans nos politiques régissant à la fois l'utilisation des biens de l'entreprise et la gestion des ressources financières. Cette politique globale comprend :

1. Finalité de la collecte des données :

• Les employés et les sous-traitants sont tenus de traiter tous les biens de l'entreprise, corporels et incorporels, avec le plus grand soin. Cela comprend :
• Éviter l’utilisation abusive des équipements de l’entreprise.
• Respecter les actifs immatériels tels que les marques, les droits d'auteur, les informations, les rapports et autres documents exclusifs, en les utilisant de manière responsable et strictement pour les tâches désignées du poste.
• Protection des installations et des biens matériels de l’entreprise contre les dommages et le vandalisme.

2. Intégrité et responsabilité financières :

• L’intégrité des transactions financières est primordiale et exige :
• Engagement envers des rapports financiers précis et complets, conformes aux principes comptables reconnus et aux réglementations légales.
• Gestion responsable des fonds et des ressources de l’entreprise, garantissant que toutes les dépenses et tous les dossiers financiers maintiennent le plus haut niveau d’intégrité.
• Des processus d'audit interne rigoureux pour refléter avec précision les transactions financières. Toute fausse déclaration volontaire dans les rapports financiers constitue une violation grave, pouvant entraîner des conséquences juridiques.
• Les employés sont tenus de respecter l’éthique financière de Lingvanex dans tous les aspects de leur travail, y compris l’embauche de fournisseurs, les dépenses et les accords contractuels, en veillant à ce que les décisions prises soient dans le meilleur intérêt financier de l’entreprise.

12. Utilisation responsable des médias sociaux

• Les employés doivent refléter positivement les valeurs de Lingvanex sur les réseaux sociaux, en veillant à ce que leur conduite en ligne préserve l’image de l’entreprise.
• Évitez strictement de partager des informations confidentielles sur Lingvanex sur les plateformes sociales.
• Soyez attentif à la manière dont les activités en ligne peuvent affecter la réputation de l’entreprise.
• Seul le personnel autorisé est autorisé à s'engager dans des communications publiques au nom de Lingvanex sur les réseaux sociaux.

13. Cadeaux et normes anti-corruption

• Interdiction stricte de toute forme de corruption, y compris l’offre, la réception ou la facilitation de pots-de-vin de quelque manière que ce soit.
• Une attention particulière doit être portée à l’acceptation de cadeaux, afin de s’assurer qu’ils n’influencent pas ou ne semblent pas influencer les décisions commerciales.
• Le signalement immédiat de toute offre de pot-de-vin ou de toute proposition de cadeau inapproprié est obligatoire afin de respecter la transparence et les normes éthiques.

14. Utilisation éthique des avantages sociaux

• Les employés sont encouragés à utiliser leurs avantages, y compris leurs congés, de manière responsable et éthique, favorisant ainsi leur bien-être et leur productivité.
• L’abus ou l’utilisation abusive de tout avantage lié à l’emploi, comme les réclamations frauduleuses ou l’exploitation des avantages, est strictement interdit.
• Pour toute question ou clarification concernant l’utilisation des avantages, les employés doivent consulter l’équipe des ressources humaines ou leurs responsables.

15. Double emploi chez Lingvanex

• Les employés de Lingvanex doivent obtenir l’approbation préalable du chef d’entreprise avant d’accepter un emploi externe ou des rôles indépendants.
• Le chef d’entreprise est tenu de demander l’approbation du conseil d’administration pour tout engagement externe, garantissant ainsi la transparence et la prévention des conflits.
• Les employés incertains quant aux rôles externes potentiels doivent consulter leurs superviseurs ou les RH pour obtenir des conseils.

16. Mises à jour et formations régulières

• Les employés doivent parfaitement comprendre et respecter le Code de conduite en tant que responsabilité fondamentale de l’emploi.
• Des séances de formation régulières sont proposées pour renforcer les normes éthiques et informer sur les mises à jour politiques ou juridiques.
• Le Code de conduite est périodiquement révisé et mis à jour pour rester en phase avec les changements sectoriels et juridiques.