Das Debriefing-System: Verbesserung der Effektivität von Meetings für Regierungsbehörden
Anruf
Ein internationales Unternehmen* mit Regierungsbeziehungen benötigte man eine effektive Lösung, die hauptsächlich auf Englisch und Kasachisch funktioniert, um die Ergebnisse interner Meetings und Konferenzen zusammenzufassen. Da die Teams über mehrere Standorte verteilt sind, war es wichtig, wichtige Diskussionen, Aufgaben und Ergebnisse festzuhalten, um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten. Aufgrund von Zeitbeschränkungen und unterschiedlichen Sprachkenntnissen der Mitarbeiter war es jedoch schwierig, Informationen auszutauschen und die genauen Inhalte des Meetings zu verstehen.
Das Ziel des Unternehmens bestand darin, den Mitarbeitern ein Tool bereitzustellen, mit dem sie wichtige Informationen aus Besprechungsaufzeichnungen extrahieren können, ohne dass Genauigkeit oder Kontext verloren gehen. Im Gegensatz zu herkömmlichen, auf Übersetzung basierenden Lösungen benötigen sie ein System, das Gesprochenes auf Englisch und Kasachisch erkennt und transkribiert, wobei die Authentizität gewahrt bleibt und das zugleich klare und strukturierte Zusammenfassungen liefert.
*Der Firmenname wird aufgrund einer Vertraulichkeitsvereinbarung nicht bekannt gegeben.
Lösung
Produkt: Zusammenfassungstool
Lokale Spracherkennungssoftware und Summator von Lingvanex
Das Unternehmen hat eine maßgeschneiderte Spracherkennungs- und Autozusammenfassungslösung von Lingvanex implementiert, die Audiodaten in Englisch und Kasachisch verarbeitet. Das System verwendet eine erweiterte Diagrammatik, die Sprecher und Zeitstempel genau identifiziert und so deutlich anzeigt, wer was gesagt hat.
Den Kern der Lösung bildet eine leistungsstarke strukturierte Zusammenfassungsfunktion, die automatisch einen prägnanten, übersichtlichen Bericht für jedes Meeting erstellt. Diese Zusammenfassung folgt einer vordefinierten Struktur und spiegelt die wichtigsten Diskussionspunkte, getroffenen Entscheidungen, zugewiesenen Verantwortlichkeiten und ungelösten Probleme wider.
Mit der optionalen Paraphrasierungsfunktion können Sie den Ton und die Komplexität Ihrer Zusammenfassung an Ihr Publikum anpassen. Die vereinfachte Version bietet ein umfassenderes Verständnis über verschiedene Abteilungen und Mitarbeiterrollen hinweg, unabhängig von ihrer Erfahrung, während der formelle Stil einen geschliffenen, professionellen Ton bietet, der für Führungsberichte, Kundenpräsentationen oder juristische Dokumente geeignet ist.
Ergebnisse
Mithilfe eines Zusammenfassungsprogramms konnte das Unternehmen die Produktivität von Meetings und die Zugänglichkeit von Informationen deutlich verbessern. Mitarbeiter können schnell auf klare, strukturierte Zusammenfassungen zugreifen. Das spart Zeit und sorgt für ein klares Verständnis. Diese Lösung berücksichtigt die sprachliche Vielfalt, indem sie Transkriptionen und Zusammenfassungen sowohl auf Kasachisch als auch auf Englisch bereitstellt und so die Nuancen jeder Sprache bewahrt.
Das Zusammenfassungssystem hat sich als kostengünstige Lösung erwiesen, da es das manuelle Notieren überflüssig macht und die Abhängigkeit von externen Diensten zur Vorbereitung der Besprechungsdokumentation reduziert. Dieses System ermöglicht es den Mitarbeitern, schneller fundierte Entscheidungen zu treffen, fördert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und steigert die Produktivität im gesamten Unternehmen.
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