Standardisierung der Dokumentation: So hilft die Lingvanex-Lösung, Kosten zu senken
Anruf
Ein globaler Chemiehersteller* hatte Schwierigkeiten, die Betriebshandbücher für seine Geräte zu standardisieren. Die Gewährleistung der Verständlichkeit und Einhaltung internationaler Normen stellte daher eine erhebliche Herausforderung dar. Darüber hinaus stand das Unternehmen in seinen Forschungs- und Entwicklungsabteilungen vor einer weiteren Herausforderung. Die Forschungsberichte und die Compliance-Dokumentation mussten sich strikt an interne Protokolle halten, mit spezifischen Richtlinien für die Dokumentation experimenteller Verfahren, die Analyse von Ergebnissen und die Aufrechterhaltung einer konsistenten Berichtsstruktur. Da die Teams in mehreren Regionen und Sprachen arbeiten, ist die manuelle Pflege dieser Standards zu einem teuren und zeitaufwändigen Prozess geworden.
Im Zuge seiner Expansion suchte das Unternehmen nach einer Lösung zur Standardisierung der Forschungsdokumentation, um alle Berichte in das richtige Format und mit der richtigen Terminologie zu bringen, den Bedarf an manuellen Änderungen zu verringern und die Einhaltung interner Standards zu gewährleisten.
*Der Firmenname wird aufgrund einer Vertraulichkeitsvereinbarung nicht bekannt gegeben.
Lösung
Produkt: STE Konverter von Lingvanex
Ein Chemiehersteller implementierte den STE Converter von Lingvanex zunächst, um die Bedienungsanleitungen seiner Geräte zu standardisieren. Da sich mit dieser Lösung die Einhaltung internationaler Standards gut sicherstellen ließ, wurde ein weiteres, angepasstes Tool entwickelt, um Forschungsdokumentation an interne Anforderungen anzupassen. Mithilfe dieser Lösung konnte das Unternehmen sämtliche Berichte automatisch neu verteilen und sie dabei an die Unternehmensprotokolle zur Dokumentation von Forschungsverfahren, Auswertung von Ergebnissen und Einhaltung von Sicherheitsstandards anpassen.
Das System wurde so konzipiert, dass es unterschiedliche Dokumenttypen erkennt, sie automatisch entsprechend interner Standards neu verteilt und eine einheitliche Terminologie, Klarheit und Präsentation aller Berichte gewährleistet.
Der angepasste Konverter unterstützte auch mehrere von den internationalen Teams des Unternehmens benötigte Sprachen, darunter Französisch, Deutsch und Spanisch. Die Integration verlief reibungslos und erleichterte den Übergang zur neuen Lösung.
Ergebnisse
Durch die Implementierung eines angepassten Protokollkonverters von Lingvanex konnte ein Chemiehersteller jährlich erhebliche Einsparungen erzielen, da die manuelle Bearbeitung der Dokumentation dank der automatischen Formatierung entfällt und die Kosten für die Verarbeitung jedes einzelnen Dokuments sinken. Der neue Dokumentationsprozess gewährleistete nicht nur die Einhaltung interner Standards, sondern verbesserte auch die Genauigkeit und sparte Zeit, sodass sich die Forscher auf ihre Kernaufgaben konzentrieren konnten. Mithilfe der Lösung von Lingvanex verfügt das Unternehmen nun über eine konsistente und konforme Dokumentation seiner weltweiten Forschungsaktivitäten und kann so Qualität und die Einhaltung gesetzlicher Standards gewährleisten.
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